個人情報保護方針
制定2015年2月1日
最終改定2018年8月1日
社会保険労務士法人プレシャスHR
代表 尾花 正生
当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。
- 個人情報は、社会保険労務士関連業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
- 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
- 個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
- 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
- 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。
本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
以上
お問合せ窓口
個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒101-0051 東京都千代田区神田神保町3-2-1 サンライトビル6F
社会保険労務士法人プレシャスHR 個人情報問合せ窓口
メールアドレス:cs@roumu-enter.com
TEL:03-3511-9985 (受付時間 9:00~18:00 ※)
※ 土・日曜日、祝日、、夏季休業、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の
対応とさせていただきます。
個人情報に関する公表文
個人情報の取扱いについて
当社は、事業において取扱う各個人情報を、以下の利用目的で利用しております。
分類 | 利用目的 | |
1 | 業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報
(特定個人情報を含む) |
・労働保険、社会保険に関する事務手続き
・労務に関する相談及び助言 ・関係諸法令に関する事務及び相談 ・給与計算業務 |
2 | お客様情報(お取引先等) | 発注内容確認のため(通信記録等) |
3 | 当社への採用応募者情報 | 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため |
4 | お問合せ者情報 | お問合せ対応(本人の連絡含む)のため |
5 | 当社従業員情報
(特定個人情報を含む) |
社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、 セキュリティ管理、当社広報のため |
保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知
当社は、保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示の請求(以下、「開示等の請求」といいます)に対し誠実に対応いたします。
当社の管理する保有個人データ又は第三者提供記録に関する公表事項は、以下の通りです。
(1) 当社の名称、住所および代表者名
〒101-0051 東京都千代田区神田神保町3-2-1サンライトビル6F
代表 尾花 正生
(2) 個人情報の管理責任者
所属部署:社会保険労務士法人プレシャスHR
連絡先:電話03-3511-9985
(3) 全ての保有個人データの利用目的
(4) 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
社会保険労務士法人プレシャスHR 個人情報問合せ係
メールアドレス:cs@roumu-enter.com
TEL:03-3511-9985
(5) 認定個人情報保護団体
当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
03-5860-7565 / 0120-700-779
(6) 保有個人データの開示等の求めに応じる手続き
開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。
2)開示等の求めに関するお手続き
① お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式を郵送いたします。
・利用目的の通知の場合:「保有個人データ利用目的通知請求書」
・開示の場合:「保有個人データ開示請求書」
・訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合:
「保有個人データ訂正等及び利用停止等請求書」
② ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替(利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
➂ 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度(例:電話番号と生年月日等)の情報をお問合せさせていただきます。
④ 回答は原則としてご本人に対して書面(封書郵送)にておこないます。
3)代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また、各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を黒塗り等の処理をしてください。
① 代理人である事を証明する資料
<開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>
本人の委任状(原本)
<代理人様が未成年者の法定代理人の場合>いずれかの写し
戸籍謄本
住民票(続柄の記載されたもの)
その他法定代理権の確認ができる公的書類
<代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>いずれかの写し
後見登記等に関する登記事項証明書
その他法定代理権の確認ができる公的書類
代理人様ご自身を証明する資料
運転免許証
パスポート
健康保険の被保険者証
住民票
マイナンバーカード(表面のみ)
4)利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
1回のお求めにつき1000円
(お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。)
(7) 保有個人データの安全管理のために講じた措置
個人データの適正な取扱いの確保のため、個人情報保護方針を策定し、全社で個人情報保護に取り組んでいます。
② 個人データの取扱いに係る規律の整備
個人情報保護マネジメントシステムに基づき、個人データの保護及び取扱に関する内部規程を整備しています。
③ 組織的安全管理措置
内部規程に従い個人データを取扱うとともに、適正運用の実施状況を定期的に点検しています。また、事故発生時の報告連絡体制を整備し、周知しています。
④ 人的安全管理措置
個人データの取扱いについて、全従業員に定期的な教育を行っています。
また、個人データを含む業務情報の秘密保持に関して全従業員と誓約書を取交しています。
⑤ 物理的安全管理措置
個人データを取扱う従業員を限定し、無権限者が個人データを閲覧しないようクリアデスク・クリアスクリーンを徹底しています。
個人データを取扱う情報機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するため、事務所内の入退管理を行っています。
⑥ 技術的安全管理措置
個人データを取扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業員を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止しています。
個人データを取扱う機器に対し、外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護するための仕組みを導入し、その有効性を適時に確認しています。
⑦ 外的環境の把握
当社では、保有個人データを始めとする個人情報の国外移転はありません。
以上
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